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5 Tipps für deine E-Mails

Ist es nicht herrlich? Schnell ein paar Zeilen tippen, auf „senden“ drücken und schon erreicht deine Message per E-Mail ihre Zielgruppe. Tja, oder auch nicht …

Glaubt man einer aktuellen Studie des Technologie-Marktforschungsunternehmens „The Radicati Group“, werden 2019 weltweit täglich rund 294 Milliarden E-Mails versendet. Und davon landen durchschnittlich etwa 21 pro Tag in deinem Posteingang, die zu bearbeiten sind – Spam ist hier schon abgezogen. (Quelle: Digitalverband Bitkom)
Das ist also eine Menge Aufmerksamkeit, die dein Posteingang von dir einfordert. Da kann es schon passieren, dass du kurz mal deine E-Mails checken möchtest und 1,5 Stunden später das nächste Mal auf die Uhr und deine eigentliche To-do-Liste schaust. Glaub mir ich weiß, wovon ich spreche.

Inspiriert von der großartigen Claudia Kauscheder, die in ihrem Abenteuer Home-Office Struktur suchende und nach Effizienz ringende Menschen wie mich auf dem Weg zu mehr Fokus begleitet, widme ich diesen Blogpost dem Verfassen von E-Mails. Du kannst deine digitale Post nämlich durchaus empfängerfreundlich gestalten. Nämlich so, dass deine E-Mails gerne gelesen werden und bei ihren gestressten und von Zeitmangel geplagten Adressaten keine hysterischen Anfälle verursachen.

5 Tipps für empfängerfreundliche E-Mails

  1. Mach den Betreff zum Hingucker: Erkläre in wenigen Worten, was den Empfänger in deinem E-Mail erwartet. Das ist übrigens eine tolle Übung für das Verfassen von Überschriften, dazu mehr in einem der nächsten Beiträge.
  2. Halte dich kurz: Niemand will am Bildschirm Romane lesen, versuche den Inhalt in wenigen Sätzen rüberzubringen. Fokus-Profi Claudia Kauscheder empfiehlt als Richtwert fünf Sätze pro E-Mail.
  3. Eines nach dem anderen: Ein E-Mail, ein Thema – so hilfst du dem Leser den Überblick zu bewahren. Wenn es schon mal mehrere Themen sein müssen, dann weise schon am Anfang darauf hin und arbeite auch mit Zwischenüberschriften, an denen sich der Empfänger orientieren kann.
  4. Achte auf deine Sprache: Verwende kurze, präzise Sätze und eine aktive Sprache. Also zum Beispiel: “Ich sende Ihnen anbei…” statt “Im Anhang wird Ihnen XY übermittelt”. Außerdem: Komm auf den Punkt, lange Nebensatz-Konstruktionen sind im E-Mail fehl am Platz.
  5. Gib einen Ausblick: Was ist jetzt zu tun, wer macht was? Was soll der Empfänger nun erledigen? Definiere am Ende deines E-Mails die nächsten Schritte in Form eines Call-to-Action.

Foto: (c) Aunging/Fotolia

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4 comments on “5 Tipps für deine E-Mails

  1. Margit, so ein feiner, prägnanter Artikel, dankeschön! Es ist immer wieder gut daran zu denken, dass weniger oft mehr ist – und das gilt vor allem für viel blabla oder Konkretes in Kürze. Liebe Grüße, Gabi

    • Wie schön, dass du damit etwas anfangen kannst, ich freu mich sehr, wenn dir der Input weiterhilft! Danke für dein Feedback! Liebe Grüße Margit

  2. Liebe Margit,
    ich finde, du hast es toll auf den Punkt gebracht. Wie sagt man so schön? In der Kürze liegt die Würze …
    Liebe Grüße

    Marta

    • Liebe Marta,
      ja, weniger ist definitiv oft mehr 🙂 Danke für deine Zeilen!

      Liebe Grüße
      Margit

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